Validacija organizacije za VMC: Objašnjenje zahtjeva za dokumentaciju
Da biste dobili Verified Mark Certificate (VMC) i prikazali logotip svoje marke u pristigloj pošti, vaša organizacija mora proći temeljit postupak validacije.
Zašto je validacija organizacije važna za VMC
Validacija organizacije ključni je korak u VMC procesu, osiguravajući da samo legitimne tvrtke mogu prikazivati svoje logotipe u klijentima e-pošte. Tijela za izdavanje certifikata (CA) koriste ovaj proces za provjeru pravnog postojanja, identiteta i ovlaštenja vaše tvrtke za korištenje zaštićenog logotipa, štiteći je od prijevare i zlouporabe.
Osnovni zahtjevi za dokumentaciju za validaciju organizacije
- Dokumenti o registraciji tvrtke: Dostavite službene dokumente koji dokazuju pravno postojanje vaše organizacije, kao što su potvrda o osnivanju, poslovna dozvola ili registracija kod državnog tijela.
- Provjera aktivnog statusa: Tijelo za ovjeravanje će provjeriti je li vaše poslovanje aktivno i u dobrom stanju. To može zahtijevati nedavna godišnja izvješća, porezne prijave ili potvrdu o dobrom stanju od vaše lokalne vlasti.
- Potvrda o fizičkoj adresi: Dostavite dokaz o fizičkoj adresi vaše organizacije, kao što je nedavni račun za komunalne usluge, bankovni izvod ili vladina korespondencija. Adresa mora odgovarati vašoj poslovnoj registraciji.
- Identifikacija ovlaštenog potpisnika: Identificirajte osobu ovlaštenu za podnošenje zahtjeva za VMC u ime vaše organizacije. Za to može biti potrebno ovjereno pismo ovlaštenja, odluka odbora ili druga službena dokumentacija.
- Dokaz vlasništva nad domenom: Demonstrirajte kontrolu nad domenom za koju se traži VMC. To se obično radi putem provjere e-pošte, DNS TXT zapisa ili prijenosa datoteke na vašu web stranicu prema uputama CA.
- Dokumentacija o zaštitnom znaku: Dostavite potvrdu ili službeni zapis o vašem registriranom zaštitnom znaku, osiguravajući da logotip točno odgovara zaštitnom znaku.
Dodatna dokumentacija koja se može tražiti
- Organizacijska shema ili struktura: Za složene organizacije može biti potreban dijagram koji prikazuje odnose matične tvrtke, podružnice ili pridruženih društava, posebno ako je zaštitni znak u vlasništvu drugog subjekta.
- Ugovori o licenci: Ako vaša organizacija nije izravni vlasnik zaštitnog znaka, dostavite formalni ugovor o licenci kojim se daju prava korištenja zaštitnog znaka u svrhe VMC-a.
- Dokazi o kontroli kvalitete: Za licencirane žigove, priložite dokumentaciju koja pokazuje nadzor vlasnika zaštitnog znaka i odredbe o kontroli kvalitete.
Uobičajene zamke i kako ih izbjeći
- Neusklađene informacije: Provjerite da svi poslani dokumenti koriste isto službeno ime i adresu kao i vaši zapisi zaštitnog znaka i domene.
- Istekli ili nepotpuni dokumenti: Dostavite samo važeće, službene dokumente - zastarjeli ili nedostajući dokumenti mogu odgoditi odobrenje.
- Nejasno ovlaštenje: Jasno identificirajte i dokumentirajte osobu ovlaštenu za djelovanje u ime vaše organizacije u VMC procesu.
Završni koraci prije podnošenja VMC prijave
- Dvaput provjerite svu dokumentaciju: Prije slanja provjerite točnost, dosljednost i potpunost.
- Osigurajte podudarne zapise: Potvrdite da se svi zapisi o registraciji tvrtke, zaštitnom znaku i domeni podudaraju.
- Pripremite se za dodatne zahtjeve: Budite spremni promptno odgovoriti na sve daljnje zahtjeve za informacijama od strane tijela za izdavanje certifikata.
Trebate li pomoć u pripremi dokumentacije vaše organizacije za VMC?
Za stručne savjete o validaciji, usklađenosti i zahtjevima za certifikate obratite se našim agentima za podršku.
Više odgovora pronađite u našem odjeljku s često postavljanim pitanjima o VMC-u i BIMI-ju.
Točna i ažurirana dokumentacija ključ je brze i uspješne validacije VMC organizacije – dvaput provjerite svaki detalj prije nego što se prijavite.